Muchas gracias por estar leyendo una semana más un nuevo post de este blog de crecimiento personal y profesional. Hoy vamos reflexionar sobre las reuniones de trabajo. Espero que estos hábitos que te voy a recomendar para que implementes antes de una reunión te ayude a realizar reuniones fructíferas y no como tantas y tantas reuniones que son una simple perdida de tiempo.
Para empezar debemos de aclarar que no todo lo que denominamos reuniones de trabajo son reuniones de trabajo. Recuerdo un jefe que tuve que calificaba de reuniones a mítines. Eran monólogos en donde convocaba a un público para escucharse el mismo. Se autoengañaba pensado que realizaba reuniones con su equipo de mandos intermedios, pero la realidad era un monólogo que saciaba su narcisismo extremo.
¡Queridos amigos! las reuniones son para tomar decisiones entre todos y llegar a compromisos que nos ayuden a acercarnos a nuestros objetivos comunes.
Por eso, hoy vamos a hablar de 5 hábitos que de tenerlos en cuenta nos van a ayudar a conseguir reuniones fructíferas y a mejorar nuestra eficiencia y nuestra productividad.
Vamos con estos 5 hábitos.
1-. HAZ SOLO REUNIONES NECESARIAS
Creo que junto a los email innecesarios, las reuniones innecesarias es uno de los más importantes ladrones de tiempo. A veces no somos conscientes del de tiempo que perdemos con reuniones que no sirven para nada.
Hay reuniones para solucionar asuntos que se podrían solucionar con una simple llamada de teléfono entre dos interlocutores. Hay reuniones que de primeras no deberían convocarse nunca.
Para que estas cosas no ocurran debemos de tomar consciencia de lo valioso que es nuestro tiempo y el de los demás. Si pensásemos en esto, estoy seguro que seríamos más ágiles y no realizaríamos reuniones estériles.
Con respecto a esas reuniones que si son necesarias y que debemos afrontar debemos tomar en cuenta el segundo hábito que te muestro hoy.
2.- DEFINE EL OBJETIVO DE LA REUNIÓN
Si somos la persona que convoca y lidera la reunión debemos expresar desde el minuto cero cual es el objetivo de la reunión. Definir el objetivo de la reunión nos ayuda a focalizar en ese objetivo y de esa forma evitamos que los participantes de la reunión divaguen en comentarios y aportaciones que no sirven para nada.
Si los participantes saben el objetivo de la reunión van a focalizar sus comentarios en aportar soluciones al objetivo que se le ha comentado. Así mismo van a poder de antemano preparar esa reunión en función de ese objetivo y podrán aportar soluciones meditadas y trabajadas con antelación.
3-. ORDEN DEL DÍA
El tercer hábito que debes tener en cuenta si eres el convocante de la reunión es el de elaborar un orden del día, en el que indiques los temas a tratar, los objetivos de la reunión tal como comentamos en el punto anterior y por supuesto cual va a ser la duración de dicha reunión.
Si las personas no tienen un guión y no saben cuanto tiempo van a estar allí empiezan a dispersarse y a no poner el foco en lo que se está tratando. Es importante que los participantes sepan en que momento están de la reunión y el tiempo que les queda.
Por ultimo comentar que el tener un guión o el orden del día ayuda a los participantes a ordenar las ideas y a aportar en su momento oportuno su granito de arena en esa reunión.
4.- INVITA SOLO A LOS IMPRESCINDIBLES
Cuanto más multitudinaria es una reunión más posibilidades hay de que el resultado sea un caos. Es primordial que las personas que participen son las personas justas y necesarias para poder abordar los temas a tratar.
Las reuniones en las que no están las personas imprescindibles y que participan más personas de la cuenta, además de hacer que se alarguen las reuniones de forma innecesaria, son también reuniones que dan lugar a la participación de personas que no aportan nada y que solo sirven para decir tonterías que no van en la línea de los objetivos marcados. ¡Recuerda esto! No se trata de discriminar, se trata de optimizar.
5.- RECAPITULA LOS ACUERDOS O LAS DECISIONES TOMADAS
El último hábito que debes de realizar si eres la persona que dirige y lidera la reunión es la de hacer al final un resumen con la recapitulación de todos los acuerdos y decisiones tomadas en dicha reunión.
Esto ayudará a dejar claro a los participantes que es lo que se ha decidido y de este modo dejarlo anclado en cada uno de ellos.También cual son las acciones que se deben realizar con respecto a esas decisiones.
Por ultimo también, es muy útil plasmar por escrito un acta con todo lo decidido. Ese acta en el que se plasman los derechos y obligaciones, las tareas, los compromisos, etc. Se convierten en ley. Con un acta tras la reunión cada participante tiene claro que es lo que debe de hacer respecto a lo acordado en la reunión.
¡Queridos amigos del blog!, nunca olvides que el tiempo es la materia prima de la vida. Realizar estos 5 hábitos te van a permitir utilizar el tiempo de reuniones en un tiempo verdaderamente fructífero. Vas a ser más eficiente hacia la consecución de tus objetivos, pero sobre todo vas a conseguir que tus colaboradores y participantes de tus reuniones tengan por seguro que es una reunión en la que no se pierde el tiempo y se dan pasos certeros hacia los objetivos de la compañía.